MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Quản lý lịch trình / Calendar Management:

Quản lý lịch trình hàng ngày của lãnh đạo, bao gồm sắp xếp các cuộc họp, hẹn gặp và lên kế hoạch công tác. Đảm bảo mọi cuộc họp được chuẩn bị chu đáo và xử lý hiệu quả các xung đột về thời gian / Manage the executive’s daily schedule, including appointments, meetings, and travel arrangements. Ensure meetings are well-prepared and conflicts are resolved efficiently.

Quản lý thông tin liên lạc / Communication:

Là đầu mối liên lạc chính giữa lãnh đạo và các bên liên quan nội bộ hoặc bên ngoài. Tiếp nhận, xử lý các cuộc gọi, email và các thư từ khác thay mặt lãnh đạo / Act as the primary point of contact between the executive and internal/external stakeholders. Handle calls, emails, and correspondence on behalf of the executive.

Điều phối công tác / Travel Coordination:

Lên kế hoạch và sắp xếp các chuyến công tác trong và ngoài nước, bao gồm đặt vé máy bay, khách sạn và chuẩn bị lịch trình chi tiết. Xử lý nhanh các thay đổi trong kế hoạch khi cần thiết / Organize domestic and international travel, including flights,

accommodations, and itineraries. Manage changes promptly as required.

Hỗ trợ cuộc họp / Meeting Support:

Chuẩn bị nội dung, tài liệu và bài thuyết trình cho các cuộc họp. Tham gia các cuộc họp để ghi biên bản chi tiết và theo dõi tiến độ các công việc được phân công / Prepare meeting agendas, materials, and presentations. Attend meetings, take detailed minutes, and track follow-up actions as needed.

Quản lý tài liệu / Document Management:

Tổ chức, lưu trữ và duy trì các tệp tài liệu (dạng số hóa hoặc bản cứng). Đảm bảo mọi tài liệu luôn dễ dàng truy cập và được cập nhật thường xuyên / Organize and maintain files, documents, and records in both electronic and physical formats. Ensure that the executive’s documents are easily accessible and up-to-date.

Quản lý chi phí / Expense Management:

Theo dõi, xử lý và báo cáo các khoản chi phí của lãnh đạo, bao gồm việc lập báo cáo chi phí và quản lý ngân sách cho các khoản chi tiêu công việc và cá nhân / Track and manage the executive’s expenses, including preparing expense reports and maintaining budgets for business and personal expenses.

Điều phối công việc / Task Coordination:

Hỗ trợ lãnh đạo quản lý danh sách công việc cần làm (to-do list), đảm bảo mọi nhiệm vụ được ưu tiên và hoàn thành đúng thời hạn. Phối hợp với các bộ phận khác để hỗ trợ hoàn thành các dự án / Manage the executive’s to-do list, ensuring tasks are prioritized and deadlines are met. Coordinate with other team members to facilitate

task completion.

Hỗ trợ cá nhân / Personal Assistance:

Hỗ trợ các nhiệm vụ cá nhân của lãnh đạo như quản lý công việc gia đình, đặt lịch hẹn cá nhân và tổ chức các sự kiện riêng tư / Provide support for personal tasks as needed, such as handling household management, scheduling personal appointments, and managing private events.

Đảm bảo bảo mật / Ensure confidentiality:

Xử lý các thông tin nhạy cảm và tài liệu quan trọng một cách bảo mật tuyệt đối và chuyên nghiệp / Confidentiality: Handle sensitive and confidential information with utmost discretion and professionalism.

Hỗ trợ phát sinh / Ad-hoc Support:

Cung cấp các hỗ trợ khác khi được yêu cầu, bao gồm lập kế hoạch sự kiện, nghiên cứu, và thực hiện các dự án đặc biệt / Provide additional administrative support as required, including event planning, research, and special projects.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Trình độ học vấn:

- Tốt nghiệp Cử nhân, ưu tiên ứng viên tốt nghiệp các chuyên ngành Ngân hàng, Tài chính / Bachelor’s degree in Banking or Finance is.

Kinh nghiệm làm việc:

- Có kinh nghiệm làm Trợ lý Cá nhân, Trợ lý Điều hành hoặc vị trí tương đương / Proven experience as a Personal Assistant, Executive Assistant, or similar role.

Kỹ năng chuyên môn:

- Thành thạo các công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) / Proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.

- Kỹ năng tổ chức và quản lý đa nhiệm vượt trội, có thể xử lý công việc trong môi trường tốc độ cao / Excellent organizational and multitasking skills.

- Có khả năng lên kế hoạch công tác và lập báo cáo chi phí / Familiarity with travel management and expense reporting.

- Kỹ năng giao tiếp và viết lách mạnh mẽ để làm việc hiệu quả với lãnh đạo cấp cao, khách hàng và các thành viên trong nhóm / Strong written and verbal communication abilities to interact effectively with senior executives, clients, and team members.

Phẩm chất cá nhân:

- Kỹ năng giao tiếp tốt, có khả năng làm việc hiệu quả trong môi trường áp lực cao / Strong interpersonal skills and ability to work in a fast-paced environment.

- Tư duy chủ động, sẵn sàng giải quyết vấn đề và dự đoán trước nhu cầu của lãnh đạo / Proactive mindset with the ability to anticipate the executive’s needs.